Модуль учета путевых листов автомобилей означает учет расхода топлива и пробега автомобилей.
Перед выездом транспорта диспетчер гаража или бухгалтер печатает водителю путевой лист, в нем указан остаток топлива в баке на дату и текущий километраж автомобиля.
По возвращении в электронную форму путевого листа вносится количество пройденных километров за смену с указанием вида: “по городу”, “по области”. Вводится на сколько литров произведена заправка, тем самым программа рассчитывает количество литров в баке по возвращении и накопленный пробег автомобиля.
В настройках программы указывается норма расхода по каждому автомобилю для города/области и зимы/лета.
Арифметика несложная. Многие ведут такой учет в экселе, но приведу причины, чем электронные таблицы не так хороши:
- исправление ошибки в путевом листе в 1С даст пересчет всех остатков и изменение в отчетах;
- информация в базе данных хранится целостной и структурированной; есть многопользовательский доступ, журнал регистрации работы пользователей, дата запрета редактирования. Данные делятся на документы, справочники и отчеты.
Особенности реализации, на которые требуется обратить внимание:
- ввод данных времени простоя/прогрева в путевой лист для отражения расхода топлива. Необходимо устанавливать нормы расхода топлива на прогрев/простой за час;
- у некоторых прицепов есть собственный бак для топлива, используемый для Webasto обогрева салона. Учесть расход можно указывая простой автомобиля, но а если стоит задача учета остатков топлива в дополнительном баке Webasto, можно для такого прицепа заполнять дополнительные путевые листы, указывая в них заправку и количество часов прогрева для списания дизтоплива;
- когда автомобиль исчерпывает количество показаний счетчика одометра, нужно сбросить пробег в “ноль”. Для автоматизации такого действия в учетной системе следует хранить количество разрядов в одометре;
- переход с зимних норм на летние происходит по приказу в Учреждении. Для этого нужно изменить в настройках сезон, указав дату;
- если вести учет не только количественный, но и суммовой, следует указывать кроме количества литров заправки еще и сумму. Особого смысла в этом нет т.к. в учетной системе бухгалтерии суммовые показатели присутствуют от поставщика ГСМ и акта списания.
Два основных отчёта по автотранспотру
Ведомость по автомобилям:
Карточка учёта автомобиля:
Учёт путевых листов
Для небольших организаций мы интегрируем модуль учета путевых листов в конфигурацию бухгалтерского учета. Для крупных организаций в целях уменьшения количество подключений к конфигурации бухгалтерского учета мы это не практикуем.